Задачи

Шаги Вашего большого пути.

Для доступа к задачам выбираем в панели навигации соответствующую ссылку.

Список задач

Первое что видим - список всех доступных Вам задач из всех доступных Вам проектов:

Экран задач

По умолчанию список отсортирован в порядке возрастания времени готовности, такую сортировку можно изменить кликом по любому синему заголовку столбца (ещё один клик меняет направление сортировки на противоположное). Каждая задача представлена в списке:

  • датой и временем готовности;
  • названием (со ссылкой на карточку задачи);
  • названием категории;
  • пиктограммой отношения («входящая», «исходящая», «наблюдаемая», «не относится»);
  • пиктограммой приоритета («немедленный», «срочный», «обычный», «не срочный», «фоновый»);
  • пиктограммой статуса («черновик», «назначена», «отклонена», «выполняется», «на сегодня», «просрочена», «остановлена», «принимается», «закрыта», «в архиве»);
  • датой и временем обновления;
  • пиктограммами редактирования и удаления (если у Вас есть права).

Если задача находится в статусах «выполняется», «на сегодня» или «просрочена», то на цветной плашке статуса отображается процент хода выполнения задачи. Причём этот процент рассчитывается с учётом скорости выполнения и степени готовности всех подчинённых задач (включая их подзадачи).

На панели инструментов находятся (слева направо): кнопка с плюсиком добавления новой задачи; блок постраничной навигации; кнопка открытия панели фильтра и поиска. Если кликнуть на последнюю - откроется такая вот панель:

Экран задач с открытым фильтром

Как видите, искать и фильтровать можно по большому количеству критериев и допускается любая их комбинация. После того, как Вы настроите панель, запустите процесс кнопкой «Выбрать» или отмените его кнопкой «Отменить». Если фильтр и поиск активен, его кнопка на панели инструментов выделяется оранжевым цветом.

Добавление задачи

Для добавления новой задачи, находясь на странице списка задач, кликните по кнопке «Добавить» на панели инструментов. Откроется такой экран:

Экран добавления задачи (шаг 1)

Задача добавляется за два шага. Перед Вами - первый. На этом шаге Вы должны выбрать в какой проект поместить новую задачу. Ветки дерева проектов открываются кликом по пиктограмме папки, а выбор проекта осуществляется кликом по его названию (после чего проект выделится синим фоном).

После выбора проекта жмём на «Далее» и переходим ко второму шагу:

Экран добавления задачи (шаг 2)

По умолчанию предлагается добавить задачу в корень выбранного проекта, однако Вы можете подчинить задачу любой из уже существующих в проекте задач (т.е. создать не задачу, а подзадачу). Для этого выберите родительскую задачу в верхней панели.

Далее, в панели «Основное», вводим название и выбираем из выпадающих списков категорию и приоритет новой задачи. При желании можно подробно описать задачу в HTML-редакторе поля «Описание». Обратите внимание, что HTML-редактор можно увеличить на весь экран самой правой кнопкой на его панели инструментов, а можно растянуть по высоте просто потянув за нижнюю границу.

Следующая панель - «Файлы» позволяет привязать к задаче произвольное количество файлов.

Нижняя панель - «Исполнение» требует указать предполагаемое количество трудозатрат, исполнителя (выбирается из проектной команды), а также даты старта и финиша новой задачи. Опционально можно указать время старта и финиша, но если они не указаны система подставляет значения 00:00 и 23:59 соответственно.

После заполнения всех нужных полей добавляем задачу кнопкой «Добавить» или отменяем действие кнопкой «Отменить» (если просто уйти со второго шага на другую страницу, в системе может остаться мусор от неопределённого состояния первого шага).

Редактирование задачи

Для редактирования существующей задачи, находясь на странице списка задач, кликните по пиктограмме «Редактировать» в её строке.

Процесс редактирования аналогичен процессу добавления, только поля уже заполнены, поэтому не требует отдельного описания.

Удаление задачи

Для удаления существующей задачи, находясь на странице списка задач, кликните по пиктограмме «Удалить» в её строке.

Система выбросит всплывающее окно для подтверждения удаления. Если Вы ответили положительно, задача будет безвозвратно удалена со всеми своими файлами и подзадачами.

Будьте осторожны при удалении задач! Это рекомендуется только в крайнем случае и в качестве альтернативы может служить статус «В архиве».

Права на удаление задач следует давать только узкому кругу ответственных сотрудников или оставить это право только за администраторами.

Карточка задачи

Для открытия карточки существующей задачи, находясь на странице списка задач, кликните по её названию. Карточка открывается на первой вкладке - «Задача»:

Экран карточки задачи

Вкладка концентрировано отображает общую информацию о задаче. Сверху - виджеты приоритета и статуса, который на иллюстрации представлен для статуса «Просрочено» и отображает:

  • пиктограмму и название статуса;
  • процент хода выполнения задачи - рассчитывается с учётом скорости выполнения и степени готовности самой задачи и всех её подзадач;
  • количество уже потраченных трудозатрат из общего количества запланированных для самой задачи и всех её подзадач;
  • шкала визуализации хода выполнения задачи (пропорциональна проценту выполнения);
  • запланированные дата и время старта задачи или первой её подзадачи (смотря что раньше);
  • прогнозируемые дата и время финиша задачи или последней её подзадачи (смотря что позднее).

Ниже расположена строка информеров об отношении, категории, руководителе и исполнителе задачи.

Ещё ниже - панель с описанием задачи (если оно есть), временем опубликования и обновления задачи.

Если бы к задаче были привязаны файлы, последней бы располагалась панель файлов.

На панели инструментов расположены (слева направо): кнопка возврата к списку задач; кнопка «Обновить статус» (о которой раскажем ниже); кнопка «Наблюдать за задачей» (появляется только на задачах, которые не относятся к пользователю, т.е. где пользователь не является ни руководителем, ни исполнителем задачи).

На этой же вкладке производится обновление статуса задачи и регистрация трудозатрат. Для этой цели предназначено всплывающее окно, открываемое кнопкой «Обновить статус», которая расположена по центру панели инструментов (внизу):

Окно обновления статуса задачи

Верхняя половина окна позволяет внести информацию о потраченных трудозатратах, нижняя половина позволяет указать процент готовности задачи и изменить её статус (в иллюстрации показаны доступные для администратора все существующие статусы, у обычных пользователей всегда доступна только их часть).

Для чего нужно поле процента готовности если готовность задачи можно рассчитать пропорционально затраченным трудозатратам? Дело в том, что мерилом истины является практика, а не теория, и в жизни часто бывает так, что реальные трудозатраты уже превысили запланированные, а задача выполнена только наполовину ! Вот для того, чтобы показать руководителю реальную картину, а не виртуальную и существует это поле и занесённое в него значение имеет приоритет перед процентом использования запланированных трудозатрат.

Идём дальше ... Вторая вкладка - «Подзадачи» в целом повторяет описанный выше экран списка задач:

Экран подзадач задачи

И оборудована такими же возможностями поиска и фильтрации:

Экран подзадач задачи с открытым фильтром

Поэтому, описывать тут особо нечего. Переходим к третьей вкладке - «Комментарии»:

Экран комментариев задачи

Тут любой, кто имеет доступ, может ознакомиться с комментариями к задаче, а также оставить свой комментарий. Комментарии отсортированы в порядке убывания времени (т.е. самый последний выше всех) и такой порядок сортировки нельзя изменить (потому что незачем). Однако, возможен быстрый поиск в списке, для чего предназначена специальная панель «Фильтр и поиск», которая открывается одноимённой кнопкой на панели инструментов (внизу справа):

Экран комментариев задачи с открытым фильтром

Поиск осуществляется по фрагменту текста, а фильтрация - по периоду дат и автору. Задайте нужную комбинацию критериев фильтрации и/или поиска и нажмите «Выбрать» (закрыть панель без её активации можно кнопкой «Отменить»). Страница отобразит отфильтрованный список, при этом кнопка «Фильтр и поиск» станет оранжевой, напоминая Вам о задействованности соответствующей функции.

Добавить комментарий можно кнопкой «Добавить» (внизу слева на панели инструментов). А удалить или редактировать (если у Вас есть права) - соответствующими пиктограммами в панели комментария справа.

Следующая вкладка - «Наблюдатели», позволяет ознакомиться со списком и управлять наблюдателями задачи:

Экран наболюдателей задачи

В этот список попадают те, кто нажал кнопку «Наблюдать за задачей» на первой вкладке карточки, либо те, кого добавили на этой вкладке (нажав кнопку «Добавить» на панели инструментов). Наблюдателя можно удалить кликнув по соответствующей пиктограмме в строке справа. В общем, традиционный список с возможностями сортировки и фильтрации с поиском:

Экран наблюдателей задачи с открытым фильтром

И, наконец, посмотрим на последнюю вкладку карточки задачи - «Трудозатраты»:

Экран трудозатрат задачи

Именно тут можно получить исчерпывающую информацию о том, кто, когда и сколько потратил трудозатрат для выполнения задачи (с указанием категории трудозатрат). Список трудозатрат можно сортировать по любому столбцу в любом порядке, а также фильтровать по периоду и категории:

Экран трудозатрат задачи с открытым фильтром

Кроме того, если у Вас есть на то права, трудозатраты можно добавлять (как показано на иллюстрации ниже), редактировать и удалять. Делается это традиционными для любого списка кнопками и пиктограммами.

Экран добавления трудозатраты задачи

Жизненный цикл задачи

Задача является довольно сложной сущностью, которая обладает нелинейным жизненным циклом. Чтобы получить об этом представление, ниже, постараемся на примере показать типовой жизненный цикл задачи.

Итак, представьте, что Вы завели новую задачу для исполнения другим сотрудником. Сразу после добавления задача имеет статус «Черновик» и её никто не видит кроме Вас:

Экран вновь заведённой задачи

Когда Вы убедились в полноте и корректности постановки задачи, Вы меняете статус задачи на «Назначена»:

Экран назначения задачи

После этого, Вы у себя видите эту задачу так:

Экран назначенной задачи у руководителя

А исполнитель у себя видит эту же задачу так:

Экран назначенной задачи у исполнителя

После этого исполнитель волен или принять задачу в работу или отклонить. Для этого он меняет её статус на «Выполняется» или «Отклонена»:

Экран приёмки задачи в работу

Допустим, исполнитель принял задачу в работу. Тогда, в процессе её выполнения, он периодически (хотя бы раз в рабочий день) заносит информацию о своих трудозатратах и корректирует процент готовности:

Экран обновления статуса выполнения задачи

Когда исполнитель завершил выполнение задачи, он заносит свои последние трудозатраты, устанавливает процент готовности на 100% (хотя можно и любой другой) и меняет статус задачи на «Принимается»:

Экран отправки задачи на приёмку

Задача теперь выглядит у него так:

Экран выполненной задачи у исполнителя

Вы, как руководитель, проверяете выполнение задачи и принимаете решение о её судьбе - либо «Закрыта», либо опять «Выполняется»:

Экран принятия решения о приёмке задачи руководителем

В первом случае, задача получает статус «Закрыта»:

Экран закрытой задачи

Во втором случае, Вы можете изменить описание и условия выполнения задачи или добавить комментарий для пояснения причин возврата задачи в работу. Исполнитель увидит задачу снова в работе и цикл повторяется до успешного выполнения задачи.

Жизненный цикл задачи проиллюстрирован выше только на примере главной вкладки карточки задачи. Тем не менее, все описанные перипетии отражаются и на представлении данной задачи в списке (как у руководителя, так и у исполнителя), и на индикации данной задачи информерами и нотификаторами. Чтобы участники процесса вовремя узнали о всех изменениях в статусе задачи и могли предпринять зависящие от них меры.


Pran Precision

Навигация